„Wir wollen unsere Prozesse automatisieren." Diesen Satz hören wir bei Cloudunify fast jede Woche. Und fast jedes Mal folgt darauf dieselbe Rückfrage: Welche Prozesse genau — und in welcher Form laufen die heute? Die Antwort fällt oft überraschend aus. Denn bevor überhaupt automatisiert werden kann, muss ein Prozess erst einmal standardisiert sein. Und genau dort liegt in vielen Unternehmen die eigentliche Arbeit.
Standardisierung ist keine Bürokratie — sie ist die Voraussetzung
Ein nicht standardisierter Prozess ist einer, den drei Mitarbeitende auf drei verschiedene Arten durchführen. Vielleicht kommt am Ende jeweils ein ähnliches Ergebnis heraus — vielleicht auch nicht. Sobald Sie versuchen, so etwas zu automatisieren, potenzieren Sie die Abweichungen. Die Software macht dann konsequent das, was ein Mensch inkonsequent tat.
Standardisierung bedeutet nicht Uniformität. Es bedeutet: klare Definition der Schritte, der Verantwortlichen, der Eingangs- und Ausgangsdaten und der Ausnahmen. Erst wenn diese Klarheit besteht, lohnt sich Automatisierung.
Wo Automatisierung wirklich Sinn macht
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Unsere Faustregel: Automatisieren Sie, was häufig, regelbasiert und fehleranfällig bei manueller Ausführung ist. Klassische Kandidaten:
- Rechnungseingang, Freigabe-Workflows und Buchhaltungsverbuchung
- Mitarbeiter-Onboarding mit Ausstattung, Zugängen und Schulungsplan
- Angebots- und Auftragsprozesse mit standardisierten Preislisten und Konditionen
- Wiederkehrende Berichte, KPI-Rollups und Management-Cockpits
Odoo für Standardprozesse, Kissflow für Sonderfälle
Wir arbeiten in der Praxis mit zwei komplementären Werkzeugen. Odoo deckt die klassischen ERP-Prozesse ab — vom CRM über Verkauf, Einkauf und Lager bis zur Buchhaltung. Diese Prozesse sind branchenübergreifend gut definierbar und profitieren von einem integrierten System.
Kissflow setzt dort an, wo unternehmensspezifische Workflows entstehen: Freigabeprozesse mit mehreren Instanzen, funktionsübergreifende Genehmigungen, sowie Prozesse, die nicht in ein Standard-ERP-Modul passen. Der Vorteil: Kissflow lässt sich per Low-Code-Ansatz konfigurieren, ohne dass klassische Entwicklungsressourcen nötig sind.
Der praktische Weg zur Automatisierung
Bewährt hat sich bei unseren Kunden ein Vorgehen in vier Schritten. Zunächst wird der Ist-Zustand pro Prozess dokumentiert. Anschließend definiert das Fach- gemeinsam mit dem Prozessteam den Soll-Zustand — bewusst schlank. Erst dann kommt die Werkzeugauswahl: nicht welches Tool ist am modernsten, sondern welches passt zum Prozess. Und schließlich der Roll-out mit begleitendem Change-Management, denn eine Automatisierung, die niemand annimmt, spart keine Zeit.
Fazit
Automatisierung ist kein Ziel, sondern ein Werkzeug. Wer sauber standardisiert, kann später wirklich effizient automatisieren — und behält gleichzeitig die Flexibilität, Sonderfälle sinnvoll zu handhaben.